Terminabsagen & Ausfallregelung
Wir möchten alle unsere Patient:innen bestmöglich versorgen. Damit das funktioniert, bitten wir Sie: Bitte sagen Sie Termine ab, die Sie nicht wahrnehmen können – mindestens 24 Stunden vorher.
Warum haben wir diese Regelung?
Gute Therapie braucht Verlässlichkeit – von beiden Seiten. Wenn Sie einen Termin bei uns vereinbaren, reservieren wir diese Zeit ausschließlich für Sie. Therapeut:innen, Räume und Ausstattung stehen in diesem Zeitfenster nur für Ihre Behandlung zur Verfügung.
Fällt ein Termin kurzfristig aus, können wir diese Lücke meist nicht mehr füllen. Ihre Krankenkasse erstattet uns nur tatsächlich erbrachte Leistungen – die Praxiskosten (Personal, Miete, Strom) laufen jedoch weiter. Gleichzeitig warten andere Patient:innen auf freie Termine.
Stellen Sie sich vor, Sie reservieren ein Hotelzimmer für eine Nacht. Wenn Sie kurzfristig absagen, zahlen Sie dennoch – denn das Hotel konnte das Zimmer nicht mehr anderweitig vergeben. Genau so funktioniert es auch bei uns: Ihre Therapiezeit ist für Sie reserviert und nicht einfach neu belegbar.
— Analogie, angelehnt an Ergotherapie Felzmann
Wir bitten um Ihr Verständnis. Diese Regelung schützt nicht nur unsere Praxis, sondern auch die Kontinuität Ihrer Therapie und die Fairness gegenüber allen Patient:innen auf der Warteliste.
Die 24-Stunden-Regel
Eine Absage ist auf folgendem Weg möglich: telefonisch, per Anrufbeantworter oder per E-Mail (innerhalb unserer Praxiszeiten). Der Eingangszeitpunkt der Absage ist maßgeblich.
Ausfallgebühren
Die Ausfallgebühr berechnet sich nach der Dauer der versäumten Behandlung mit 1 € pro Behandlungsminute. Bei Hausbesuchen fällt zusätzlich eine Wegepauschale von 15 € an.
| Behandlungsdauer | Ausfallgebühr | Hausbesuch (+ Wegepauschale) |
|---|---|---|
| 30 Minuten | 30,00 € | 45,00 € |
| 45 Minuten | 45,00 € | 60,00 € |
| 60 Minuten | 60,00 € | 75,00 € |
Die Ausfallgebühr ist privat zu zahlen – sie kann nicht über die Krankenkasse abgerechnet werden. Bitte planen Sie bei regelmäßigen Terminen einen kleinen Betrag für eventuelle Ausfälle ein.
Das Unterschreiben nicht erbrachter Behandlungen für die Krankenkasse ist gesetzlich verboten und wird von uns ausnahmslos nicht praktiziert.
Was gilt als akzeptierter Absagegrund?
Wir haben Verständnis für unvorhergesehene Situationen. Dennoch: Auch bei akzeptierten Gründen entfällt die Ausfallgebühr nicht automatisch – sofern die 24-Stunden-Frist nicht eingehalten wurde und wir den Termin nicht mehr belegen konnten. Bitte sagen Sie daher immer so früh wie möglich ab.
- Plötzliche Erkrankung oder Fieber
- Magen-Darm-Infekt
- Familiäre Notfälle
- Verkehrsprobleme / verpasste Verkehrsmittel
Konsequenzen bei wiederholten Absagen
Eine unregelmäßige Teilnahme gefährdet Ihren Therapieerfolg – und verhindert, dass Patient:innen auf der Warteliste zeitnah behandelt werden können. Bei mehrfachen kurzfristigen Absagen ohne triftigen Grund behalten wir uns vor:
- Auflösung fester Terminvereinbarungen
- Pausierung der Therapie
- Beendigung der Behandlung
Unregelmäßige Teilnahme verhindert nachhaltige Therapiefortschritte. Gleichzeitig entstehen der Praxis feste Kosten, die unabhängig von der Absage anfallen. Diese Regelung dient der Therapiekontinuität und der Fairness gegenüber allen Wartenden.
Mit der Vereinbarung eines Termins kommt zwischen Ihnen und unserer Praxis ein Behandlungsvertrag gemäß §§ 630a ff. BGB zustande.
Gemäß § 615 BGB (Annahmeverzug) kann die Praxis die vereinbarte Vergütung verlangen, auch wenn die Behandlung nicht stattgefunden hat – sofern Sie die Leistung nicht angenommen haben und wir zur Erbringung bereit waren.
Der Bundesgerichtshof (BGH, Urt. v. 12.05.2022 – III ZR 78/21) hat ausdrücklich bestätigt, dass Ergotherapie-Praxen bei kurzfristig abgesagten Terminen eine Ausfallgebühr in Rechnung stellen dürfen, sofern die Regelung transparent kommuniziert und schriftlich vereinbart wurde.
Unsere Ausfallregelung wird Ihnen bei der Anmeldung schriftlich mitgeteilt und von Ihnen bestätigt.
Termin online absagen
Nutzen Sie das Online-Formular, wenn Sie uns außerhalb der Sprechzeiten erreichen möchten. Bitte beachten Sie: Maßgeblich ist der Eingangszeitpunkt – nicht der Absendezeitpunkt. Für Montags-Termine muss die Absage spätestens Freitag bis 18:00 Uhr eingehen.
Fragen zur Ausfallregelung?
Sprechen Sie uns gerne an – wir erklären alles und finden gemeinsam eine faire Lösung. Oder vereinbaren Sie direkt Ihren nächsten Termin.
